Af: Karina Behr Andersen, Business Development Director, Columbus.

Det kræver i sagens natur data – men data alene er ikke nok, for data træffer ikke beslutninger. Nogle teknologier som fx Robotic Process Automation (RPA) kan godt nok foretage handlinger svarende til at ’træffe en beslutning’, men set i det brede perspektiv, så er det os mennesker, der træffer beslutninger, og os mennesker der handler.

Det betyder også, at vi mennesker er et særdeles værdifuldt aktiv i at lykkes med at træffe de rigtige, datadrevne, forretningsmæssige beslutninger.

Alt for mange virksomheder har en blind plet

Desværre har jeg gennem mine mange års arbejde med BI alt for ofte oplevet, at lige præcis når det kommer til den menneskelige faktor – user adoption – så har mange virksomheder en blind plet (altså, ikke jeres virksomhed, selvfølgelig, men andre virksomheder).

På sin vis forstår jeg det godt. I arbejdet med BI er der fokus på data, data, data – hvor skaffer vi data fra, er data kvaliteten god nok, hvilke data skal vi bruge, hvad skal vi bruge dem til, hvor hurtigt kan vi få data præsenteret? Og der er fokus på teknologi – hvordan henter vi data ud fra fx vores ERP-system og andre forretningsmæssige applikationer, hvilke devices skal vi bruge til at opsamle eller generere nye IoT-data fra produktionen, hvilke BI værktøjer og setup skal vi vælge, skal vi begynde at satse på AI, og så videre…. og så videre… 

ENDELIG kommer projektet i mål, og den nye BI-løsning går live. Alle holder vejret i spændt forventning. Og der sker INTET.

BI er et forandrings- og kulturprojekt, der kun lykkes med fokus på menneskerne via User Adoption

Der er desværre alt for mange BI-projekter, som er en rigtig god business case, der giver stor forretningsmæssig værdi – på papiret. I virkeligheden lykkes de ikke med at levere de forventede resultater. Efter min mening (og ikke mindst erfaring) skyldes det, at man opfatter og angriber BI-projektet primært som et teknologiprojekt – og undervurderer eller fuldstændig overser, at der også er tale om et organisatorisk forandringsprojekt.

I bedste mening afholder man fælles kick-off på den nye BI-løsning på kvartalsmødet. Man sørger også for, at nogen fra BI-projektgruppen kommer rundt og laver en demo af løsningen på de månedlige afdelingsmøder. Alligevel får man ikke brugerne med på rejsen. Efter nogle uger eller måneder lægger det ophvirvlede støv sig lige så stille igen, og alle arbejder videre, som de plejer.

Kulturændringer kræver både opmærksomhed og vedholdenhed i et langt, sejt dagligt og simpelt træk. Vanens magt er stor – og ændring af vaner kræver en aktiv og bevidst indsats for at sikre den forretningsmæssige værdi, som BI stiller til rådighed.

Effektive rutiner skal erstattes med nye og mere effektive rutiner

Fortæl medarbejderne, hvordan de skal arbejde fremover – helt lavpraktisk og meget konkret. Det er jo fabelagtigt, at I har implementeret en ny BI-løsning med fantastiske, korrekt visualiseret dashboards med de mest cool oversigter, der leverer den rigtige storytelling. Men hvis den enkelte medarbejder måske slet ikke ved, hvor pokker vedkommende finder dashboardet på sin pc, har man misset et første, vigtigt skridt i at lykkes.

Og nej, jeg hverken overdriver, karikerer eller taler ned til nogen – tværtimod – men oplever, at noget så ’banalt’ som det her faktisk er medvirkende til lav user adoption og dermed lav user rate i bruges af en ”værdiskabende løsning”. I en travl hverdag er vi jo alle på godt og ondt simple og dejlige vanemennesker. Vi arbejder effektivt – og det kræver rutiner.

Mange af os starter dagen med at åbne Outlook, tjekke kalenderen og svare på mails, og pludselig er det frokost. Og pludselig er resten af dagen gået. Og vi glemte at få fundet ud af, hvordan det nu lige var med det der nye dashboard…

User adoption handler om at arbejde anderledes – anderledes på den rigtige måde

Fortæl og vis folk, hvordan de skal arbejde fremover. Forklar dem, hvordan fx deres dashboard er med til at gøre deres job lettere og hjælpe med at prioritere og fokusere, fx for sælgeren som nu kan se, hvem der er hans top 5 kunder, eller hvilke kunder han er på vej til at tabe – eller produktionslederen der får overblik over oppetid på produktionslinjerne, antal reklamationer eller spildtid i produktionen.

Opbyg en tryg og lærende kultur

Nogle medarbejdere er nervøse for den transparens, som kommer med BI. Nu kan chefen og kollegerne fx se, hvordan de performer i forhold de andre. Det kan skabe utryghed og usikkerhed.

Gør det helt klart, at intentionen ikke er at hænge nogen ud – men opbyg en kultur, hvor transparensen understøtter eks. vidensdeling, at man kan lære af hinanden og sammen blive bedre. Måske er der en sælger som gang på gang lander de store ordrer, eller en indkøber som er 100 meter mester i at opnå de lækreste rabatter – nu bliver det tydeliggjort, så I kan lære af hinanden og sammen bidrage til øget vækst, skabelse af flere jobs, nedbringe spild i produktionen o.lign.

Jeres BI-partner skal tage ansvar for user adoption

Ved implementering af BI er det ikke nok at rulle teknikken ud. Uden uddannelse og træning spilder I de penge, der er investeret i ny teknologi.

Sørg derfor for, at jeres BI-partner ikke kun leverer den teknologiske platform, men også tager ansvar for træning og uddannelse af medarbejderne. Jeres BI-partner skal være i stand til både at støtte og udfordre jer, og komme med erfaring og viden om helt konkrete træningsforløb målrettet og tilpasset jeres samlede organisation.

User adoption er det vigtigste i at sikre fuldt udbytte af jeres BI-investering i at blive datadreven i jeres forretningsmæssige, daglige beslutninger.