For de fleste virksomheder i retail handler hverdagen om salg, kunder, varer og drift. Men når en faktura ikke bliver betalt til tiden, kan selv et ellers godt salg ende med at skabe ekstra administration og påvirke likviditeten.
Det gælder især virksomheder, der sælger til andre virksomheder, tilbyder erhvervskunder kredit eller på anden måde sender fakturaer efter levering.
Her kan det være relevant at have en fast proces for opfølgning og eventuelt samarbejde med et No Risk Inkasso firma, hvis interne rykkere ikke fører til betaling.
Inkasso bør dog ikke være det første skridt. En stor del af arbejdet med at begrænse tab på debitorer begynder allerede, inden fakturaen bliver sendt.
Sørg for korrekte kundeoplysninger fra starten
En overraskende stor del af problemerne med fakturaer skyldes noget så simpelt som mangelfulde eller forkerte oplysninger.
Ved salg på kredit bør virksomheden derfor sikre sig, at kundens navn, virksomhedsnavn, CVR-nummer, adresse, e-mail og eventuelle faktureringsoplysninger er korrekte.
Hvis kunden er en større virksomhed, kan der desuden være krav om eksempelvis ordrenummer, EAN-nummer eller en bestemt reference på fakturaen.
Jo bedre data virksomheden har fra starten, desto lettere bliver det både at få fakturaen betalt og at dokumentere kravet, hvis sagen senere skal håndteres eksternt.
Gør betalingsbetingelserne tydelige
Kunden bør ikke være i tvivl om, hvornår en faktura skal betales.
Betalingsfrist og betalingsoplysninger skal fremgå tydeligt, og det er en fordel at have faste betalingsbetingelser frem for at aftale dem fra kunde til kunde.
Hvis virksomheden eksempelvis normalt tilbyder 14 dages betalingsfrist, bør det fremgå allerede ved ordreindgåelsen og igen på fakturaen.
Det skaber færre misforståelser og gør den efterfølgende opfølgning enklere.
Send fakturaen hurtigt
En klassisk fejl er at vente flere dage med at fakturere efter levering.
Jo længere tid der går mellem køb og fakturering, desto længere tid går der typisk også, før pengene står på virksomhedens konto.
En effektiv proces er derfor at sende fakturaen umiddelbart efter, at varen er leveret eller den aftalte ydelse er udført.
For virksomheder med mange fakturaer kan automatisering være en stor hjælp. Moderne økonomisystemer kan både udsende fakturaer, registrere betalinger og markere fakturaer, der har overskredet betalingsfristen.
Reagér hurtigt på en overskredet betalingsfrist
En ubetalt faktura bør ikke ligge urørt i flere uger.
Det betyder ikke, at kunden skal mødes med en hård tone dagen efter forfald. En kort og venlig påmindelse er ofte nok.
Fakturaen kan eksempelvis være glemt, være havnet hos den forkerte medarbejder eller mangle en intern godkendelse.
Jo hurtigere virksomheden opdager problemet, desto lettere er det normalt at finde årsagen.
Det er samtidig en god idé at gøre opfølgningen systematisk. Hvis medarbejderne selv skal huske, hvilke kunder der skal rykkes hvornår, bliver nogle fakturaer næsten uundgåeligt overset.
Hav en fast rykkerprocedure
En virksomhed bør på forhånd beslutte, hvad der sker, når en faktura ikke bliver betalt.
Det kan eksempelvis være:
- En venlig betalingspåmindelse kort efter betalingsfristen.
- En formel rykker, hvis betaling fortsat udebliver.
- Direkte kontakt til kunden ved større beløb eller væsentlige kunder.
- Et inkassovarsel, hvis sagen fortsat ikke bliver løst.
- Overdragelse til inkasso efter udløbet af den relevante frist.
Danske regler fastsætter blandt andet rammer for rykkergebyrer og den frist, der skal gives i et inkassovarsel. Et påkrav før yderligere inkassoskridt skal som udgangspunkt give skyldneren mindst 10 dage til at betale uden yderligere inkassoomkostninger.
Derfor bør virksomheder sikre, at deres standardmails og automatiske rykkerflow følger de gældende regler.
Dokumentér hvad kunden har købt
Hvis en kunde bestrider en faktura, bliver dokumentation vigtig.
Det kan være ordrebekræftelser, købsaftaler, leveringskvitteringer, e-mails, fragtinformation eller anden dokumentation for, hvad der er blevet bestilt og leveret.
For fysiske butikker med erhvervskunder kan dokumentationen eksempelvis bestå af en underskrevet leveringsseddel.
For webshops kan ordredata, betalingsoplysninger, accepterede handelsbetingelser og tracking på leveringen være relevant.
Det bør være nemt at samle dokumentationen for en bestemt ordre, hvis en sag senere udvikler sig.
Skeln mellem manglende betaling og en reel tvist
En kunde, der ikke betaler, er ikke nødvendigvis det samme som en kunde, der nægter at betale.
Hvis kunden mener, at varen var mangelfuld, at leveringen var forkert eller at fakturabeløbet ikke stemmer med aftalen, er der tale om en anden situation end en almindelig ubetalt faktura.
Sådanne indsigelser bør undersøges, inden virksomheden automatisk fortsætter sit normale inkassoforløb.
Det er derfor vigtigt, at økonomiafdelingen og kundeservice kommunikerer med hinanden. En kunde kan eksempelvis have kontaktet kundeservice om en reklamation, samtidig med at økonomisystemet automatisk udsender rykkere.
Hold øje med gamle tilgodehavender
Det samlede debitorbeløb fortæller ikke hele historien.
Det interessante er også, hvor gamle de ubetalte fakturaer er.
En virksomhed kan eksempelvis opdele dem i:
0-30 dage, 31-60 dage, 61-90 dage og over 90 dage.
På den måde bliver det hurtigt synligt, hvis en stigende del af virksomhedens tilgodehavender består af gamle fakturaer.
Det kan være et tegn på, at rykkerproceduren skal justeres, eller at bestemte kunder konsekvent betaler for sent.
Vær opmærksom på kunder med gentagne betalingsproblemer
En kunde, der betaler fem dage for sent én enkelt gang, behøver ikke være et problem.
Men hvis den samme kunde konsekvent overskrider betalingsfristen, bør virksomheden reagere.
Det kan eksempelvis være relevant at forkorte betalingsfristen, reducere kreditten eller kræve forudbetaling ved fremtidige ordrer.
Særligt i B2B-retail kan enkelte store kunder stå for betydelige beløb. Her kan én dårlig betaler påvirke likviditeten langt mere end mange små forsinkede betalinger.
Bevar den professionelle tone
Inkasso og rykkere behøver ikke betyde, at kunderelationen skal ødelægges.
Kommunikationen bør være kort, faktuel og professionel.
Undgå følelsesladede formuleringer eller trusler. Oplys i stedet klart fakturanummer, beløb, oprindelig betalingsfrist og den nye frist.
Inkassovirksomhed er underlagt krav om god inkassoskik, og metoder, der udsætter en skyldner for urimeligt pres, skade eller ulempe, er ikke tilladt.
Brug data fra de ubetalte fakturaer
Debitorstyring kan også bruges til at forbedre virksomheden.
Hvis mange forsinkede betalinger kommer fra samme kundetype, salgskanal eller betalingsform, kan der være et mønster.
Måske er betalingsfristen for lang. Måske bliver bestemte fakturaer sendt til en forkert afdeling. Måske mangler der konsekvent ordrenumre på fakturaer til større kunder.
Ved løbende at gennemgå årsagerne til forsinkede betalinger kan virksomheden derfor reducere antallet af sager, der overhovedet når så langt som til inkasso.
Det frigiver samtidig tid fra manuel opfølgning og giver et mere retvisende billede af, hvor meget af den registrerede omsætning der faktisk bliver omsat til penge på bankkontoen.
BREAKING