Offentliggjorte benchmarks for kontrol af fragtfakturaer viser, at der kan kræves 3 til 7 procent af fragtomkostningerne tilbage. Detailhandlens logistikteams kan hente pengene hjem, uden at fakturagodkendelsen bliver et ekstra fuldtidsjob.
Af Luc Altorf, Delivery Management Expert hos nShift
Fragtfakturaer skal ofte godkendes ved månedsafslutningen, samtidig med at næste dags forsendelser skal klargøres. Totalbeløbet kan se rimeligt ud, men det tager tid at kontrollere hver enkelt post. Mange teams gennemgår de største poster og godkender resten.
Den ukontrollerede del kan være dyr. Offentliggjorte benchmarks for kontrol af fragtfakturaer viser, at der kan kræves 3 til 7 procent af fragtomkostningerne tilbage. nShift Audit er nShifts AI-baserede software til kontrol af fragtfakturaer. Løsningen er bygget til at hente beløbene hjem, uden at bebyrde logistikteams med ekstra arbejde.
I nShifts kundeundersøgelse fra 2026 kontrollerede omtrent tre ud af fire virksomheder fragtfakturaer manuelt eller slet ikke. Fragtfakturaer er vanskelige at kontrollere grundigt, og arbejdet tager tid fra den daglige drift.
Derfor bliver pengene ikke krævet tilbage
Varefakturaer kan kontrolleres mod indkøbsordrer. Fragt har ingen tilsvarende genvej. Om et beløb er korrekt, afhænger af flere ting: prisaftalen, der gjaldt på afsendelsesdatoen, forsendelsens vægt og mål, og de ydelser, der faktisk blev brugt. Hver transportør fakturerer i sit eget format og med sine egne tillægsregler. Den, der godkender fakturaen, har som regel ikke været med til at forhandle vilkårene.
Små, tilbagevendende tillæg er lette at overse i en stikprøve. Et håndteringstillæg kan se ubetydeligt ud på én forsendelse, men gå igen på tusindvis af almindelige pakker. At finde det kræver, at hver linje kontrolleres mod aftalen og forsendelsesdata. Ved manuel kontrol betyder det ofte et nyt regneark for hver faktura, mens økonomiafdelingen venter på svar før betalingskørslen.
Lad softwaren stå for kontrollen
nShift Audit overtager sammenligningen linje for linje. Løsningen læser transportørernes fakturaer i deres oprindelige format, kontrollerer hver linje mod aftalte priser og forsendelsesdata og markerer afvigelser med en forklaring. En medarbejder validerer det første fakturaformat og arbejder derefter ud fra markeringerne: accepterer godkendte ekstra ydelser og bestrider resten. Forsendelsesreferencer og aftalevilkår er allerede vedhæftet.
nShift Audit holder en indsigelse åben, mens fakturaen går videre til betaling. Billede: nShift. Produktillustration; de viste tal er eksempler fra brugerfladen.
Bestridte poster, dokumentation og korrespondance samles ét sted, og hver sag får en ansvarlig og en dato for næste opfølgning. Økonomiafdelingen kan frigive fakturaen til betaling efter virksomhedens aftalte procedure, mens indsigelsen stadig er åben. Når kreditnotaen kommer, afstemmes den mod den oprindelige opkrævning, og det krediterede beløb er synligt i rapporteringen.
Opsætningen kræver, at de aftalte priser er lagt ind, og at forsendelsesdata når frem til nShift Portal. Den engelsksprogede tjekliste til fragtfakturakontrol, som jeg har skrevet for nShift, gennemgår forberedelsen. Automatisk sammenholdelse omfatter forsendelser fra aktiveringstidspunktet og frem, så ældre fakturaer fortsat kontrolleres manuelt.
Det ændrer sig ved månedsafslutningen
Ved næste omkostningsgennemgang kan logistikafdelingen vise, hvor stor en del af fragtregningen der er kontrolleret. Den kan også vise, hvilke indsigelser der stadig er åbne, og hvilke kreditnotaer der er afstemt. Indkøbsafdelingen får samtidig dokumentation for, hvordan transportaftalen er blevet anvendt gennem året.
Fakturakontrol bliver en fast del af arbejdet med at styre fragtomkostningerne, uden at det går ud over den daglige forsendelsesdrift. Sammenligningen linje for linje er automatiseret, mens logistikteamet stadig selv træffer beslutningerne.
Om forfatteren
Luc Altorf er Delivery Management Expert hos nShift, hvor han arbejder med e-handel og pakkelogistik og har opbygget virksomhedens partnernetværk. Han har studeret logistik og supply chain management og begyndte sin karriere med indkøb og drift. Han har arbejdet med leveringsteknologi siden 2019 og har været tæt involveret i at introducere nShift Audit til kunderne.
BREAKING