Sæt brugerrettighederne i system – og mød GDPR, revision og den kritiske CFO med god samvittighed
Hvad end din virksomhed beskæftiger sig med, så kan en Microsoft Dynamics 365-løsning sætte gang i processer. Men alsidigheden er et sværd. Ulempen er en kompleksitet, det gør at det kan være svært at sætte styringen af brugerrettigheder i system.
Af Salam Al-Obaidi, Costumer Operations Consultant, Columbus
”Ups – nu kommer revisoren igen..”
For hvordan håndterer man et revisionsbesøg velvidende, at praksis er utilstrækkelig? At en revisor f.eks. vil kræve funktionsadskillelse, så man effektivt forhindrer samme medarbejder i både at oprette leverandører og godkende betalinger? Så regnskabsmedarbejdere fra ét datterselskab ikke kan se regnskaber og løndata fra et andet?
Den slags kan friste nogle virksomheder til at begrænse alle brugerrettigheder, når revisionen kommer på besøg. Blot for at give los igen dagen efter; vi skal jo have noget fra hånden! Det er en lidt kortsigtet tilgang, selv om man trods alt undgår graverende forbehold i regnskabet.
Kostbare brugerlicenser og GDPR udfordrer virksomheden
Andre skal måned efter måned forklare den kritiske CFO eller CIO, hvorfor forbrugsafregningen fra Microsoft viser, at man betaler dyrt for udvidede – og ganske kostbare – brugerrettigheder til samtlige virksomhedens Dynamics-brugere.
Dertil kommer selvsagt GDPR-udfordringen, hvor virksomheden i værste fald kan idømmes meget store bøder, medmindre man effektivt er i stand til at målrette og dokumentere adgang til personhenførbare data på tværs af hele koncernen.
Få overblik og tag kontrollen tilbage
Scenarierne kan koges ned til én udfordring: Hvordan sætter man den fortløbende administration af brugerrettigheder i system?
Her kommer Access Management ind i billedet. Det er en service, vi har bygget for at tilbyde vores kunder en struktureret proces for – i meget korte træk – at:
- Kortlægge Dynamics-brugeres reelle behov for rettigheder
- Målrettet tildele rettigheder – og dermed også forhindre adgang til data og funktionaliteter, brugeren ikke har behov for
- Løbende sikre, at rettigheder justeres og nedlægges ved fratrædelse eller skift af jobfunktion
Rettighedsstyring som det passer jer bedst
Access Management bygger videre på tankerne bag vores Security & Compliance Studio-værktøj (SCS). Hermed bliver det bl.a. muligt at kombinere såkaldte ’task recordings’ af arbejdsgange med rettighedsstyring, så brugere tildeles det korrekte adgangsniveau.
Servicen lægger et ekstra lag ovenpå de muligheder, virksomheden har for at håndtere rettighedsudfordringen og giver en komplet vifte af muligheder. Lige fra selv at tage udfordringen på sig med hjælp fra SCS-værktøjet, til at lade Columbus håndtere den samlede rettighedsstyring – eller at vælge en graduering et sted midt i mellem.
Under alle omstændigheder gør Access Management det markant nemmere at håndtere en opgave, som virksomheder – ofte forgæves – hurtigt kan bruge adskillige hundrede arbejdstimer på at få greb om på egen hånd.
Store besparelser i sigte
Det er ikke blot en fordel, når revisionen eller datatilsynet kommer på besøg, men kan også medføre en betydelig økonomisk besparelse. Rent licensmæssigt udgør forskellen mellem udvidede og begrænsede brugerrettigheder sædvanligvis over 800 kroner pr. bruger om måneden. Har man således f.eks. 300 brugere og kan flytte blot ti procent et licenstrin ned, giver det altså en besparelse på 24.000 kroner månedligt eller knap 300.000 kroner årligt.
Ofte er besparelsen dog langt højere. Vi møder f.eks. ofte virksomheder, der kan rykke mere end 30 procent af brugerne et licenstrin ned uden at påvirke brugernes mulighed for at udføre deres arbejdsopgaver. Nogle kunder har endda konstateret, at Access Management har betalt sig selv hjem på en dag eller to. Det er – sagt på jysk – en ganske fornuftig business case.
