Af Lars Djernæs, Senior Business Consultant, Columbus

Den politisk opmærksomme læser vil måske finde det lidt kækt at (mis)bruge sloganet fra Danmarkshistoriens nok mest ikoniske valgplakat gennem tiderne.
 
Men faktum er, at ud af de hundredvis af store ERP-projekter, der hvert år løber af stabelen i Danmark, så ender nogle i – ja – kaos.
 
Det er potentielt meget kostbart og i nogle tilfælde livstruende for den virksomhed, det går ud over. I mange tilfælde er det dog forbløffende nemt at forebygge med den rette metodik.
 
Dårlige data kaster grus i maskineriet
Hos Columbus har vi gennem tiden stået for mere end 8.000 ERP-projekter og ser igen og igen, hvordan noget så banalt som inkonsistente data, tabeller og afhængigheder får selv gennemsunde Microsoft Dynamics AX-installationer til køre af sporet.
 
Det kan medføre betydelige budgetoverskridelser, månedlange forsinkelser, frustrationer og fejl. I værste fald koster det gode kunder, skattede medarbejdere og dyrebare markedsandele, før den nye løsning (måske) er på højkant og man ikke længere sender fejlbehæftede fakturaer til højre og venstre.

Vil du gerne undgå det? Download vores factsheet om Succesfuld Datamigrering.

Virksomheden skal selv tage ansvar for sine data
Udfordringen er, at hvor vi og andre dygtige ERP-partnere kan vores Microsoft Dynamics AX til fingerspidserne, så er kunderne eksperter på egne data. Det er derfor også virksomheden selv, der skal sortere og validere – eller ”vaske” – eksisterende data og i sidste ende migrere dem til den nye ERP-løsning.
 
Mange organisationer har imidlertid tendens til at skubbe vask, validering og migrering af data foran sig, så man i sidste ende tester f.eks. flow og funktionalitet med fiktive kundedata, ordrer og fakturaer.
 
Denne prioritering er typisk produktet af et stort tidspres og et håb om, at alt nok alligevel skal gå godt, når man i sidste øjeblik rykker de gamle data og går i drift.
 
Men alt for ofte går det ikke glat. Og så er det, at problemerne har tendens til at tårne sig op.
 
Forbered migreringen og find fejl i god tid
Der er imidlertid et mere fornuftigt alternativ, der indebærer, at din organisation i god tid bl.a. gør sig klart:
 
Hvilke data, der skal læses ind og i hvilken rækkefølge
Hvor lang tid det vil tage at vaske, validere og migrere data
Hvor meget tid der er til at rette op på data, tabeller og afhængigheder, der ikke er konsistente
Hvor mange medarbejdere, der skal afsættes til migreringen – og hvem der skal med på holdet
 
I dette scenarie forbereder du migreringen sideløbende med tilpasning og implementering af ERP-løsningen. Dernæst foretager du en række trial-migrations til det nye forretningssystem med virksomhedens egne data og verificerer, at alt ser rigtigt ud – og retter det, der ikke fungerer.
 
Det tager lidt tid og er ofte en iterativ proces, hvor du identificerer dårlige data, værdier og tabeller og andre forhold, der ikke helt hænger sammen, retter op på dem og kører processen igen.
 
Når du i sidste ende flytter alle data, er der også tid til at teste kritiske funktionaliteter, såsom at du f.eks. kan modtage, behandle og fakturere en salgsordre korrekt.
 
Indrømmet: Det er lidt omstændeligt, men giver en ret enestående sikkerhed for, at tingene fungerer, før det bliver hverdag og systemet for alvor skal stå distancen. Og der er let hundred- eller tusindvis af medarbejder- og konsulenttimer at spare.
 
Tre dages workshop klæder dig på
Forberedelserne og det gennemtænkte, planlagte og strukturerede migreringsarbejde er ganske enkelt givet utroligt godt ud.
 
Så hvad enten du samarbejder med Columbus eller en anden partner, bør du betinge dig, at relevante medarbejdere klædes på gennem et forløb i stil med det, vi har valgt at kalde ”succesfuld datamigrering”.
 
Det består af tre dages workshop, hvor du sættes ind i metodikken og klædes på til at forberede og gennemføre bl.a. datavask- og migrering. Efterfølgende får du adgang til kompetencer, som hjælper med at udrede de tekniske og forretningsmæssige spørgsmål, der naturligt nok opstår undervejs.
 
Det giver naturligvis lidt mindre spænding i hverdagen, når man på den måde kontrollerer, at alt fungerer, før der trykkes på start. Men også flere glade kunder og en betydeligt mindre konsulentregning i sidste ende, hvilket helt sikkert er umagen værd.
 
Læs mere om datamigrering, og hvordan Columbus kan hjælpe dig godt i mål.